Der beste Weg, als Unternehmen langfristig erfolgreich zu sein, ist es, erfolgreiche Produkte (oder Services) zu entwickeln – also Produkte, die Ihre Kund:innen lieben und die sich gleichzeitig wirtschaftlich lohnen.
Diese Grundvoraussetzung ist nicht neu, allerdings werden im VUCA-Umfeld die Rahmenbedingungen schwieriger: Kundenwünsche und Technologien ändern sich schneller, der globale Wettbewerb erhöht den Preis- und Innovationsdruck, die Time-to-Market verkürzt sich.
Um Kreativität, Produktivität und Flexibilität zu steigern, hat sich in vielen Branchen die agile Produktentwicklung etabliert. Wenn Sie mit Scrum arbeiten, ist die Product-Owner-Rolle zentral im Entwicklungsprozess.
„Der Product Owner ist dafür verantwortlich, den Wert des Produktes zu maximieren, das aus der Arbeit des Entwicklungsteams entsteht. Wie dies geschieht, kann je nach Organisation, Scrum-Team und Einzelpersonen stark variieren.“ (Scrum Guide)
Tipp: Wenn Sie sich für Agilität interessieren, lohnt sich die Beschäftigung mit dem Scrum-Guide auch, wenn Sie nicht mit dem Scrum-Rahmenwerk arbeiten. Denn in jedem (agilen) Team gibt es vergleichbare Aufgaben und Herausforderungen – vielleicht in einer anderen Rolle oder auf verschiedene Personen verteilt.
Was machen Product Owner:innen – und was sollten sie können?
In jeder Organisation gibt es mehrere Personen oder Personengruppen, die aus unterschiedlichen Interessen und mit unterschiedlichen Zielen Einfluss auf das Produkt nehmen, beispielsweise Eigentümer:innen, Kund:innen, Nutzer:innen, Partner:innen usw. Die Product-Owner-Rolle ist das Bindeglied zwischen den Stakeholder:innen und dem Produktentwicklungsteam, d.h. er/sie vertritt die Interessen der Stakeholder:innen und bringt ihre Wünsche als steuerndes Element in den Prozess ein.
Herausforderung #1: Produktvision
Product Owner:innen sorgen dafür, dass das Entwicklungsteam die Wünsche der Stakeholder:innen versteht, d.h. sie müssen eine konkrete Vision des Produkts vermitteln: Wer sind die Nutzer:innen und welche Bedürfnisse haben sie? Was ist im Markt gerade „hip“ und welchen Mehrwert soll unser Produkt liefern? Welche Ziele will das Unternehmen mit dem Produkt erreichen? Product Owner:innen müssen geeignete Tools auswählen, um den nötigen Input von den internen und externen Stakeholder:innen zusammenzutragen, auszuwerten und regelmäßig zu überprüfen, beispielsweise mit Hilfe von Design Thinking, Design Sprints, Product Vision Board, Lean Startup usw.
Die Product-Owner-Rolle „kanalisiert“ diese unterschiedlichen Interessen unter einer übergeordneten Prämisse: die maximale Wertschöpfung des Produkts. So stellen Product Owner:innen sicher, dass das Produkt zum einen die Nutzer:innen glücklich macht und zum anderen die betriebswirtschaftlichen Zielvorstellungen erfüllt.
Herausforderung #2: Expertenwissen
Product Owner:innen müssen zahlreiche, oft konträre Faktoren bewerten und ausbalancieren, beispielsweise Kosten versus Kundenzufriedenheit, Stakeholder-Wünsche versus Team-Kapazitäten, Produktivität versus Qualität, Innovation versus Risiko usw. Dazu müssen POs umfassendes Wissen in unterschiedlichsten Disziplinen auf- und ausbauen, von Projektmanagement über betriebswirtschaftliche Kenntnisse bis hin zu Produkt-Know-how und Markttrends.
Als Produkt-Eigentümer:innen entscheiden Product Owner:innen allein, welche Wünsche priorisiert umgesetzt werden. Die Stakeholder:innen haben keine Befugnis, diese Priorisierung eigenmächtig zu verändern.
Herausforderung #3: Souveränität
Product Owner:innen benötigen das Vertrauen des Managements, um produktstrategische Entscheidungen wirklich eigenverantwortlich treffen zu können – auch gegen die Wünsche von Stakeholder:innen und ohne jeden Schritt von “oben” absegnen zu lassen. Hier zeigt sich häufig, dass es nicht ausreicht, diese Autorität vom Management „verliehen“ zu bekommen, sondern Product Owner:innen benötigen eine starke Persönlichkeit, die auch unter Druck Durchsetzungsstärke mit diplomatischem Geschick vereint. Coaching kann hier helfen, die notwendigen Soft Skills zu stärken und weiterzuentwickeln.
Dem Vertrauensvorschuss des Managements sollten Product Owner:innen durch größtmögliche Transparenz der Entwicklungsschritte und iterative Zwischenergebnisse gerecht werden. Außerdem muss dem Team zu jedem Zeitpunkt klar sein, welche Anforderungen aktuell bearbeitet werden und mit welchem Ziel. In Scrum-Teams pflegen Product Owner:innen zu diesem Zweck das sogenannte Product Backlog: die zentrale Quelle für priorisierte Arbeitsaufgaben, die vom Team erledigt werden müssen. Das Backlog ist auch für Stakeholder:innen jederzeit einsehbar.
Herausforderung #4: Product Backlog Management
Was sich nach simplem Zettel-Schieben auf einem Whiteboard anhört, ist in der Praxis komplex. Wie werden aus der Produktvision konkrete Aufgaben (z.B. in Form von User Stories) in der richtigen Größe und Granularität abgeleitet? Wie formuliert man Anforderungen, die für das Team konkret genug und gleichzeitig für alle Stakeholder:innen verständlich sind? Wie pflegt man das Backlog, wenn die Liste wächst? Und wie behält man den agilen Fokus?
Im agilen Projektmanagement ist es an der Tagesordnung, dass die Realität nicht immer der Planung entspricht. Größtmögliche Transparenz bedeutet deshalb auch, dass Product Owner:innen den Teamfortschritt im Auge behalten.
Herausforderung #5: Agile Metriken
Neben der Entscheidung, wann eine Aufgabe „done“ ist, müssen Product Owner:innen gemeinsam mit ihrem Team geeignete agile Metriken auswählen und interpretieren können – beispielsweise für Geschwindigkeit, Qualität oder Business Value – damit aus den Ergebnissen die richtigen Handlungsoptionen abgeleitet werden können.
Fakt ist: Product Owner:innen vereinen viele verschiedene Aufgaben in einer verantwortungsvollen und herausfordernden Rolle. Eine zweitägige Einführungs- oder Aufbau-Schulung und ein Zertifikat reichen nicht aus, um alle Arbeitsfelder perfekt zu meistern und auch der Scrum Guide bietet nur einen theoretischen Rahmen, aber keine praktischen Lösungen für Alltagsprobleme.
Aber wie wird man dann als Product Owner:in „gut“?
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Begleitung im Job durch ein praxisnahes Sparring eine hervorragende Unterstützung für Product Owner:innen bietet. Ideal ist beispielsweise der Austausch mit PO-Kolleg:innen. Davon profitieren nicht nur PO-Einsteiger:innen, sondern auch erfahrene POs, die beispielsweise ein besonders komplexes Produkt verantworten. Häufig wechseln auch klassische Projekt- oder Produktmanager:innen als PO in ein agiles Projekt und müssen ihr fachliches Know-how möglichst schnell in ein agiles Rahmenwerk integrieren.
Sind intern keine Sparringspartner:innen verfügbar, kann alternativ auch die externe Begleitung ein wertvolles Empowerment leisten. Bewährt hat sich eine individuelle Kombination aus Coaching, Mentoring und Jobshadowing für den Auf- und Ausbau wertvoller Kompetenzen:
Jobshadowing
… hilft dabei, die Arbeitsumgebung ders Coachees zu verstehen und somit bestmögliche Best-Practice-Erfahrungen austauschen zu können. Es handelt sich um ein reines Beobachten ohne aktives Eingreifen in den Alltag einer Person.
Coaching
… unterstützt dabei, vorhandene Ressourcen zu aktivieren und aus eigener Kraft herauszufinden, wie das Ziel erreicht werden kann. Es bietet den dafür nötigen Rahmen und hilft dabei, durch gezielte systemische Fragestellungen Selbstlernprozesse in Gang zu setzen und so Lösungsideen zu generieren. In der Regel ist für ein Coaching keine fachliche Expertise im Bereich der Gecoachten („Coachees“) notwendig.
Mentoring
… fördert den Austausch von Best-Practice-Erfahrungen unter Abwesenheit von Hierarchie. Hierbei steht der Wissensaustausch im Gegensatz zum Coaching klar im Vordergrund. Mentees werden dabei in ihrer Entwicklung so unterstützt, dass sie durch Anwendung der Best-Practices ihre eigenen Fähigkeiten kennen- und schätzen lernen.
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