Homeoffice und hybrides Arbeiten: Was nehmen wir aus dem Lockdown mit?

Der Lockdown hat an der Art, wie wir zusammenarbeiten, in den Unternehmen einiges verändert. Vorher für manche Organisationen undenkbar, hat die Corona-Pandemie fast schon über Nacht dafür gesorgt, dass Arbeitsorte flexibilisiert werden mussten, um die Mitarbeiter zu schützen und der Homeoffice-Verordnung gerecht zu werden. Nach dem Ende der Homeoffice-Pflicht zum 1. Juli 2021 steht es den Unternehmen nun frei, Mitarbeiter wieder ganz ins Büro zurückzuholen – oder die Erfahrungen der letzten Monate in neue, modernere Arbeitsmodelle umzusetzen. Denn nie zuvor haben Unternehmen so schnell so viel über das Homeoffice gelernt. Eine wichtige Erkenntnis war, dass Homeoffice sehr viel mehr ist als nur “Zuhause sein”!

Die Ergebnisse der Studie “Aus der Corona-Krise lernen” der Prognos AG belegen: 88 Prozent halten es für eine gute Entscheidung, entsprechende Angebote für ihre Mitarbeitenden eingeführt oder ausgeweitet zu haben. 65 Prozent der Unternehmen wollen die flexibleren Arbeitsmodelle nach dem Ende der Corona-Krise zumindest zum Teil beibehalten. Ebenfalls 65 Prozent der Führungskräfte ist im letzten Jahr klarer geworden, dass sich familienfreundliche Vereinbarungen positiv auswirken und sowohl der Produktivität als auch der Personalpolitik dienen: 79 Prozent der Unternehmen sind der Auffassung, dass betriebliches Familienbewusstsein nach der Krise für die Personalbindung und -gewinnung einen hohen Stellenwert haben wird.

In diesem Blogartikel haben wir einige Impulse für die strategischen Entscheidungen der nächsten Wochen und Monate zusammengefasst.

Wir haben sicherlich mit Erstaunen festgestellt, wie unkompliziert der Wechsel vom Präsenz-Team zum Remote-Team funktionieren kann. Unternehmen haben größtenteils schnell reagiert, ihre Mitarbeitenden technisch ausgestattet und bekannte, häufig bereits vorhandene Tools wie Videokonferenz-Lösungen zur Kollaboration genutzt. Wir konnten auch beobachten, wie schnell sich diese digitalen Tools angepasst und weiterentwickelt haben, um auf den rasant gestiegenen Bedarf und neue Formen der Zusammenarbeit zu reagieren.

Sehr spannend war, dass sich auch viele Teams und Unternehmen, in denen Homeoffice vorher unmöglich schien, auf Remote Work eingelassen haben und auf die positiven Erfahrungen aufbauen möchten. Beispielsweise haben sich manche Meetings in der Online-Variante als effizienter und flexibler erwiesen, u.a. wenn (teils lange) Anfahrtszeiten oder die Koordination freier Meetingräume entfallen.

Es hat sich aber auch gezeigt, dass die Homeoffice-Rahmenbedingungen nicht für jeden Mitarbeitenden gleich sind. Während die einen das Arbeiten von Zuhause als ruhiger und fokussierter erleben, müssen andere zusätzliche (familiäre) Aufgaben jonglieren, die im Büro ausgeklammert sind. Auch die emotionale und psychische Akzeptanz ist unterschiedlich: Während manche den Rückzug ins Homeoffice schätzen, fehlt anderen der tägliche Austausch mit den anderen Teammitgliedern vor Ort.

Homeoffice bedeutet auf jeden Fall sehr viel mehr als einfach nur “Zuhause sein”. Pausen- und Arbeitszeiten müssen selbstbestimmter eingehalten werden, da sie nicht mehr durch den Bürotakt angestoßen werden. Auch die soziale Teamkomponente erfordert neue Strategien, wenn Interaktion und informelle Kommunikation nicht mehr spontan in der Kantine, Kaffeeküche oder auf dem Flur passieren. Mitarbeitende sind in einer digitalen Arbeitswelt noch stärker gefordert, sich aktiv ins Team einzubringen oder Kolleg:innen auch auf Nicht-Arbeitsebene anzusprechen. Das fällt extrovertierten Menschen sicherlich leichter und birgt daher das Risiko, introvertierte Mitarbeitende im Homeoffice eher aus den Augen zu verlieren.

Die Fürsorgepflicht der Führungskräfte erhält in Homeoffice-Strukturen deshalb eine besondere Bedeutung. Führungskräfte müssen (und dürfen!) sich noch stärker auf ihre eigentliche Führungsrolle fokussieren – was im Umkehrschluss bedeutet, dass sie auf operativer Ebene Entlastung brauchen.

Zusammengefasst hat das letzte Jahr gezeigt, dass es keine Lösung gibt, die beim Thema Homeoffice pauschal für alle richtig ist. Bei einer Bewertung der letzten Monate sollten wir aber auch mit einbeziehen, dass der Lockdown Extremsituationen forciert hat, die in dieser Intensität und Geschwindigkeit nicht typisch sind. Wenn wir in regulären Zeiten über Homeoffice oder Mobile Office sprechen, können Veränderungen von Arbeitsmodellen sehr viel flexibler an das jeweilige Unternehmen angepasst und die Transformation sanfter gestaltet werden.

Einige Mitarbeitende haben Remote Work, also das digitale Arbeiten von Zuhause, schätzen gelernt und möchten es gerne weiterhin in ihren Arbeitsalltag integrieren, zumindest als Option. Andere wiederum möchten lieber wieder in Vollzeit zurück in ihr Büro. Es ist deshalb wichtig, die zukünftige Form der Zusammenarbeit und des Arbeitsortes als Team aktiv anzusprechen.

Auch wenn ein Unternehmen die Entscheidung trifft, dass in Zukunft keine Homeoffice-Option mehr angeboten wird, dann ist es im im Sinne der Akzeptanz ratsam, den Mitarbeitenden die Hintergründe der Entscheidung ausführlich zu erklären. Die Erfahrungen des letzten Jahres im Homeoffice und in der besonderen Situation sollten gemeinsam geteilt und besprochen werden. Ein einfaches, unkommentiertes Anknüpfen an die Zeit vor den Lockdown kann zu bewussten oder unbewussten Widerständen der Teammitglieder führen, da diese Zeit sicherlich bei einigen die Sicht auf die Möglichkeiten ihrer Arbeitsweise verändert hat. Das Unternehmen und jede einzelne Führungskraft sollte diese Situation als Chance nutzen, die Kommunikation in den Teams oder vielleicht auch unternehmensübergreifend zu stärken. Es ist eine gute Gelegenheit, der erfahrenen räumlichen Distanz mit menschlicher Nähe zu begegnen und die (auch emotionale) Mitarbeiterbindung im besten Sinne zu stärken.

Entscheidet man sich für sogenannte hybride Lösungen – also den Wechsel zwischen Homeoffice und dem Büro im Unternehmen – dann braucht es auch dafür angepasste Lösungen: Wie ist die Arbeitszeit zwischen Homeoffice und Büro aufgeteilt? Gibt es feste Wochentage oder nicht? Gibt es doppelte technische Ausstattung für beide Arbeitsplätze?

Gemeinsame Diskussionen und Vereinbarungen auf Team- oder Organisationsebene helfen dabei herauszufinden, wann die Anwesenheit im Büro sinnvoll oder erforderlich ist und wie sich Homeoffice-Zeiten am besten in Projekte und Abläufe integrieren. Insgesamt bedarf es der Etablierung einer neuen ‘hybriden’ Kultur mit allen dafür notwendigen Schritten.

Tipp 1: Legen Sie Wert auf einen achtsamen Umgang miteinander! Ja, das spielte auch schon in klassischen Präsenz-Teams eine wichtige Rolle, allerdings wirken Remote-Work-Modelle häufig wie ein Brennglas für Schwachstellen der Teamkultur. Die Teams müssen auf- und füreinander schauen und im Blick behalten, dass niemand ausgeschlossen wird, der gerade nicht anwesend ist. Das gilt zum Beispiel für Meetings, an denen nicht alle im Büro vor Ort sind. Wir empfehlen, dass Meetings in diesem Fall für alle als Remote-Meeting stattfinden – also auch für die Mitarbeitenden im Büro. Die dafür nötigen Kollaborationstools sind in den Unternehmen mittlerweile vorhanden. Auch wenn andere Meeting-Konstellationen für verteilte Teams zum Einsatz kommen, ist es wichtig, dass die jeweilige Lösung das Ergebnis einer gemeinsamen Diskussion ist und dass sich alle Teammitglieder mit der Lösung wohlfühlen.

Tipp 2: Stellen Sie auch die Büroausstattung und die Nutzung der vorhandenen Arbeitsfläche auf den Prüfstand! Für manchen Mitarbeitenden war die Arbeit vom heimischen Arbeitszimmer aus ruhiger und fokussierter und es wird eine Phase der Eingewöhnung brauchen, sich wieder an einen Arbeitsalltag vor Ort zu gewöhnen. Eine gute Idee ist es daher, über Ruhezonen in Unternehmen nachzudenken, in denen ungestört gearbeitet werden kann oder insgesamt die Bürokultur anzupassen an die ‘neuen’ Bedürfnisse, die sich durch die Lockdown-Erfahrungen ergeben haben.

Es kann und es wird sicherlich passieren, dass Führungskräfte die Variante “alle zurück ins Büro” bevorzugen. Vielleicht weil das klassische Präsenzteam weniger komplex und aus historischer Sicht bequemer scheint. Es lohnt sich aber, genau jetzt diese Extrameile zu gehen und die eigene Organisation mit dem Schwung aus den Lockdown-Erfahrungen auf ein neues, zukunftsfähiges Level der Flexibilität zu führen!

Wir können die Chance nutzen und mehr Selbstbestimmung und Verantwortung an die einzelnen Teams oder Unternehmensbereiche übergeben. Wir sind gerade mitten in einem Wandel. Es geht darum zu verstehen, dass wir jetzt noch in der Phase des Ausprobierens und Lernens sind. Diese Entwicklung sollte nicht durch voreilige starre Verordnungen oder Regelungen gebremst werden. Es braucht eine Form von “moderierter Eigendynamik”, um passende, stimmige Veränderungen auf die Ebene zu bringen, die es für den neuen Arbeitsalltag braucht. Es geht also um das “Jetzt” in der Entwicklung.

Regelmäßige Retrospektiven helfen dabei, das Gelernte zu reflektieren und zu bewerten und so die aktuelle Form der Zusammenarbeit kontinuierlich weiterzuentwickeln und bei Bedarf immer wieder nachzujustieren. Dafür braucht es Zeit, Geduld und eben Ausprobieren. Aber es lohnt sich, dranzubleiben, denn sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen können von mutigen Veränderungen profitieren.

Beziehen Sie diejenigen mit ein, die Veränderungen der Arbeitsweise in erster Linie betreffen: die einzelnen Mitarbeitenden und Teams Ihrer Organisation. Teams können eigenständig überlegen und entscheiden, wann welches Arbeitsmodell effizienter ist – beispielsweise um mit Hilfe von Online-Meetings lange Dienstreisen zu vermeiden. Dabei gilt es selbstverständlich auch, die Schnittstellen zu anderen Teams zu beachten. Auch hier ist eine bewusste Kommunikation der Schlüssel zu guter Zusammenarbeit.

Remote-Work-Modelle bieten optimale Rahmenbedingungen für eine attraktive Work-Life-Balance und zeitgemäßes Work-Life-Blending, beispielsweise in Phasen der Kindererziehung. Erfahrene Remote-Unternehmen bestätigen, dass sich die Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen zugunsten persönlicher Bedürfnisse der Mitarbeitenden mehr als ausgleicht: Es erhöhen sich nicht nur softe Faktoren wie die Zufriedenheit, sondern auch das Engagement in Form von Produktivität.

Ein weiterer Vorteil für Unternehmen: Home-Office-Angebote eröffnen neue, überregionale Recruiting-Möglichkeiten. Viele Fachkräfte können mit entsprechender Ausstattung durchaus von ihrem Wohnort aus arbeiten. Zur schnelleren Integration ins Team können einzelne Tage vor Ort sinnvoll sein.

Wir haben gerade eine riesige Chance, aus der von Corona aufgezwungenen Situation heraus eine Veränderung der Arbeitswelt zu gestalten, die zu einer Win-Win-Situation führt – als Teil eines umfassenden Wandels von Organisationen. Eine wichtige Schlüsselkompetenz ist Flexibilität, ohne das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren, vor allem in teamübergreifenden Konstellationen.

Aktuell sind wir noch ganz am Anfang eines wachsenden Spektrums an Möglichkeiten, wie wir künftig zusammenarbeiten wollen. Unternehmen können viel ausprobieren und gestalten und dort, wo es (noch) nicht passt, nach anderen Möglichkeiten weitersuchen.

Damit verteilte Teams langfristig effektiv funktionieren und die Mitarbeiter zufrieden und gesund bleiben, müssen passende Rahmenbedingungen geschaffen und neue Kompetenzen aufgebaut werden. In einer neuen Blogserie werden wir deshalb detaillierter auf die sieben größten Herausforderungen verteilter Teams eingehen: Selbst- & Zeitmanagement, Strukturen & Prozesse, Kommunikation, soziale Interaktion, Teambuilding, Vertrauen und Führung auf Distanz.  Schauen Sie doch mal wieder vorbei oder abonnieren Sie unseren Newsletter!