Priorisierung braucht Mut zur Lücke!

Der Jahresanfang ist die Zeit ambitionierter Ziele und neuer Pläne. Das obligatorische Kickoff-Meeting schwört alle auf die Jahresstrategie ein. Roadmaps werden ausgearbeitet und Projekte aufgegleist. Die Motivation ist (noch) hoch – dieses Jahr soll vieles besser laufen, strukturierter, verlässlicher und natürlich erfolgreicher. Und doch landen viele Teams schon nach wenigen Wochen im gleichen Muster wie im Jahr zuvor: To-Do-Listen und Terminkalender sind übervoll und egal, wie gut geplant wurde, der Alltag grätscht garantiert dazwischen. Schon Mitte des Jahres wird klar: Vieles ist angestoßen, zu wenig abgeschlossen.

Das Problem liegt selten am Engagement oder an der Zielsetzung. Häufig stellt bereits die Jahresplanung die Weichen für ein ineffizientes Multitasking. Ziele werden mit einer Vielzahl an Maßnahmen überfrachtet und es besteht eine große Scheu, den Schwung des Kickoffs durch ehrliche Kapazitäteneinschätzung zu bremsen. So sammeln sich vollgepackte „Man-müsste-mal“-Listen mit schwammigen Prioritäten. Entweder werden zu viele Maßnahmen gleichzeitig bearbeitet oder der Berg an Tasks ist so hoch, dass vielversprechende Projekte gar nicht erst in die Umsetzung kommen. In beiden Fällen sinken Geschwindigkeit, Motivation und Wertschöpfung. Stress und Frustration steigen. (Auch Arbeitspsychologen betonen übrigens, dass Priorisierung und eine realistische Kapazitätsplanung zu den wirksamsten Strategien gegen Druck und Überlastung am Arbeitsplatz zählen.)

Aber wie können Sie es besser machen? Wir haben einige Impulse zusammengetragen, die wir erfolgreich in der Arbeit mit unseren Kunden einsetzen.

Lernen und lehren Sie die Kunst des Weglassens!

Nochmal zurück zum Jahres-Kickoff: Wenn alles wichtig ist, hat nichts Priorität. Den Teams fehlen wichtige Entscheidungsgrundlagen für die tägliche Arbeit. Sie starten mit zu vielen parallelen Vorhaben – oft aus dem Gefühl heraus, sonst nicht schnell genug Richtung Ziel voranzukommen. Doch das Gegenteil ist der Fall.

Viele Kickoffs (und Follow-up-Meetings) vernachlässigen eine wichtige Frage: Was ist im Moment wichtiger als alles andere und was lassen wir dafür bewusst liegen? Diese Frage ist unbequem. Denn sie zwingt dazu, sich vom Wunschdenken zu verabschieden, dass sich alle guten Ideen gleichzeitig bearbeiten lassen. Mehr noch: Priorisierung (Reihenfolge) allein reicht nicht, sondern Sie benötigen auch Fokus (Reduktion). Nur so können Sie beschränkte Ressourcen auf das Wesentliche konzentrieren, schneller und wirksamer werden.

Priorisierung und Fokus machen sichtbar, dass jede Entscheidung für etwas auch ein Verzicht ist, ein „Nein“ zu einem Teilziel oder einer Maßnahme.

Priorisieren Sie gemeinsam!

Ein weiterer Stolperstein: Prioritäten werden oft adhoc, implizit oder informell festgelegt. Mal entscheidet die Hierarchie, mal die lauteste Stimme, mal die Dringlichkeit des Tagesgeschäfts. Das führt zu Unklarheit und Frust. Sinnvoller ist es, Priorisierung gemeinsam zu gestalten:

• Welche Kriterien nutzen wir für die Beurteilung von Wichtigkeit und Dringlichkeit?
• Wer darf Prioritäten setzen – und in welchem Rahmen?
• Wie gehen wir mit Zielkonflikten um?

Ob mit Punkten, Chips, KPIs: Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern die Transparenz. Teams müssen verstehen, warum etwas gerade Vorrang hat oder warum etwas geopfert wird. Dabei verstehen wir Priorisierung nicht als einmalige, starre Festlegung am Jahresanfang, sondern als fortlaufenden Dialog, ein gemeinsames Ringen um die besten Entscheidungen.

Schätzen Sie dabei Kapazitäten ehrlich ein! Ja, Ziele dürfen und sollen ehrgeizig sein, aber überoptimistische Annahmen führen zu Überlastung. Häufig werden bekannte Verzögerungsfaktoren ignoriert und Unwägbarkeiten ausgeblendet. Hinzu kommen Rahmenbedingungen, die nicht beeinflussbar sind: gesetzliche Vorgaben, Zulassungsprozesse, externe Abhängigkeiten. Sie verschwinden nicht, nur weil sie im Jahresplan nicht vorkommen.

Planen Sie mit Unsicherheit!

Planung und Unsicherheit – ist das nicht ein Paradoxon? Jein. Die meisten Unternehmen akzeptieren mittlerweile, dass sich nicht alles perfekt im Voraus planen lässt. Zum Jahresbeginn ist unklar, wie sich die Rahmenbedingungen und Anforderungen über die Monate verändern werden. Es bleibt also bis zu einem gewissen Grad schwammig, mit welchen Maßnahmen sich die angestrebten Ziele erreichen lassen werden. Organisationen und Teams müssen auf kurze Sicht loslaufen. Gleichzeitig entsteht aber mit wachsender Dynamik ein großer Wunsch nach Orientierung und Sicherheit. Dieser Widerspruch zeigt sich in überladenen Roadmaps, die suggerieren, alles sei vorhersehbar.

Realistische Priorisierung bedeutet, bewusst Puffer einzuplanen. Auch Änderungen sind kein Zeichen schlechter Planung – sie sind Teil der Realität. Entscheidend ist, wie Teams darauf reagieren.

Unser Impuls: Gehen Sie die Umsetzung Ihrer Jahresstrategie iterativ an und verzichten Sie auf allzu detaillierte, langfristige Roadmaps! Unterscheiden Sie klar zwischen Zielen (wohin) und Maßnahmen (welcher Weg) und schnüren Sie überschaubare Maßnahmenpakete. So können Sie Teilschritte zum Ziel priorisieren, abschließen und immer wieder kleine Erfolge feiern. Verschieben sich im Jahresverlauf die Anforderungen, kann der nächste Teilschritt bei Bedarf neu priorisiert werden – aber Sie sind Ihrem Ziel schon ein oder zwei konkrete Schritte näher, statt ein großes, nicht abgeschlossenes Projekt versanden zu lassen. So entsteht Fortschritt, der sichtbar und überprüfbar ist.

Fazit: Zielerreichung entsteht auch durch Mut zur Lücke

Prioritäten zu setzen heißt nicht, weniger ambitioniert zu sein. Im Gegenteil. Es heißt, Verantwortung für Ressourcen, Energie und Wirkung zu übernehmen.