Am 30.07.2021 fand der 32. Scrumtisch statt, diesmal mit dem Thema „Impediment Urlaubszeit – Sprintplanung bei reduzierter Teamkapazität”.
Nach unserer gewohnten kleinen Vorstellungsrunde sind wir direkt in die Herausforderungen bei der Planung von Sprintzyklen während der Urlaubszeit eingestiegen und haben Hindernisse gesammelt, die einen großen Impact auf die Planung haben können. Außerdem haben wir über Voraussetzungen gesprochen, die wichtig sind, um gut durch größere betriebliche Urlaubsblöcke wie Sommerferien und die Weihnachtszeit zu kommen.
Wir waren uns einig, dass die Planung der Sprintzyklen während der Urlaubszeit immer dann schwierig wird, wenn im Team Know-how-Silos vorhanden sind, also beispielsweise einzelne Personen, welche alleinige Wissensträger sind, oder wenn Abhängigkeiten zu anderen Bereichen oder Teams bestehen – im ungünstigsten Fall ohne Überblick über deren Urlaubsplanung.
Es ist deshalb hilfreich, wenn sich die Kompetenzen der Teammitglieder überschneiden und wenn sich grundsätzlich immer mehrere Personen bei relevanten Themen auskennen. Gibt es dennoch Teammitglieder mit sehr speziellem Fachwissen, hat sich ein Backlog-Refinement für alle im Urlaub geplanten User Stories bewährt, um das gemeinsame Verständnis für diese speziellen Themen zu optimieren. Auch wenn die Geschwindigkeit der Umsetzung sinkt, wird auf jeden Fall sichergestellt, dass es keinen Stillstand im Team gibt.
Die meisten Teilnehmer:innen kannten auch die unerfreuliche Situation, dass ein Meilenstein geplant ist und zu spät auffällt, dass aufgrund der Urlaubszeit notwendige Kapazitäten im Sprint fehlen, um den Meilenstein pünktlich zu erreichen. Transparenz und Kommunikation bei der Urlaubsplanung waren für uns deshalb eine wichtige Voraussetzung für reibungslose Sprints in der Urlaubszeit. In den Teams der Scrumtisch-Teilnehmer:innen wird das unterschiedlich gehandhabt: Einige Teams machen eine vorausschauende Planung und haben den Urlaub für die nächsten 2 bis 3 Sprints im Blick, um kritische Urlaubsüberschneidungen von Teammitgliedern mit ähnlichem Know-how zu vermeiden. Andere Teams planen die Urlaubszeiten von Sprint zu Sprint und vertrauen darauf, dass sich die Teammitglieder selbstorganisiert sinnvoll abstimmen bzw. abgestimmt haben.
Bei der Sprintplanung nutzen alle Teilnehmer:innen Story Points. Einige brechen die Story Points herunter auf die einzelnen Teammitglieder (beispielsweise schafft 1 Teammitglied ca. 5 Story Points, bei Vollbesetzung schafft das 4-köpfige Team 20 Story Points – wenn 2 Kapazitäten fehlen, wird also mit 10 Story Points geplant). Andere Teilnehmer:innen ziehen den prozentualen Anteil der fehlenden Kapazität von den Story Points ab (beispielsweise schafft ein Team bei voller Besetzung 10 Story Points – wenn nur 80% der Kapazitäten anwesend sind, wird mit 8 Story Points geplant).
Lesetipp
Eine weitere wichtige Frage, die wir uns stellten: Wie nehmen Kunden und/oder andere Stakeholder die veränderten Urlaubssprints wahr? Hier war in unserer Runde ganz klar die Aussage, dass sich die knapperen Kapazitäten nicht auf die Kundenerfahrung auswirken, da die Anzahl der angekündigten Releases gleich bleibt, lediglich die Anzahl der enthaltenen Funktionalitäten verändert sich. Letzteres bemerken allerdings nur interne Stakeholder.
Kurz zusammengefasst: Es ist auch für agil in Sprints arbeitende Teams möglich, die Urlaubszeit so zu planen bzw. das Team so aufzustellen, dass die Urlaubszeit keinen (großen) Impact auf die Sprintergebnisse hat. Entgegen unseres Scrumtisch-Titels müssen also selbst größere Urlaubsblöcke nicht zwangsläufig zum “Impediment” werden!
Aus unserer Diskussion hat sich ein weiteres spannendes Thema ergeben, das ich sehr gerne in unser Themen-Backlog aufnehme: “Auflösen von Know-how-Silos: Wie kann das Wissen einzelner Teammitglieder ins Team getragen werden?”
Ich bedanke mich bei allen Teilnehmer:innen für diesen interessanten Austausch. Wie wir beim Plaudern erfahren haben, steht bei den meisten von euch der Urlaub noch bevor – ich wünsche euch eine schöne, erholsame Auszeit und freue mich, euch am 27.08.2021 zum nächsten Teamprove Scrumtisch wieder willkommen zu heißen.
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