Rückblick auf unseren Oktober-Scrumtisch

Am 29.10.2021 fand der 35. Scrumtisch statt, diesmal mit dem Thema „Retrospektiven in der Praxis: Ein Methodenaustausch”.

Als Einstieg in das Thema starteten wir mit der Frage “Was finde ich gut bzw. schlecht an Retrospektiven?” Schnell kristallisierte sich ein zentraler Aspekt heraus: Viele der Teilnehmenden empfinden Remote-Retrospektiven als anstrengender und schwieriger als vor Ort. Warum vermissen viele Teams den “Spirit” von Präsenz-Retrospektiven? Und mit welchen Methoden und Tools lassen sich die Defizite abmildern?

Die Mehrzahl der Teilnehmenden beklagte sich, dass in Remote-Retrospektiven die Kameras häufig ausgeschaltet bleiben. Das hat den Effekt, dass die Teammitglieder nicht richtig präsent werden – insbesondere für Moderator:innen von Retrospektiven eine große Herausforderung. Wie geht es dem Team mit den Themen, die wir gerade besprechen? Arbeiten manche Teammitglieder vielleicht sogar parallel an anderen Themen? Mit dem Live-Bild des Gegenüber fehlen viele Elemente der visuellen Kommunikation, die den Moderierenden Gefühle wie Langeweile, Motivation, Frustration oder Freude signalisieren.
Erfahrungsgemäß reicht auch die Vorbildrolle von Scrum Master:innen nicht aus, sondern der Mehrwert muss verstanden werden – für jede einzelne Person, aber auch für die Meeting-Qualität und damit für das gesamte Team. Als potenzielle Lösung wurde in unserer Diskussion vorgeschlagen, das sensible Kamera-Thema im Team zu besprechen und idealerweise als verbindliche Remote-Meeting-Regel zu definieren. Fällt die (gemeinsame) Entscheidung gegen den Einsatz der Kamera, sollten die Gründe dafür für alle transparent sein.

Thematisiert wurde außerdem die niedrigere Aufmerksamkeitsspanne in Remote-Retrospektiven. Einige Teilnehmende erzählten von guten Erfahrungen mit “Breakout-Sessions” (verfügbar u.a. in Zoom und MS Teams), also die Aufteilung größerer Teams in Kleingruppen, deren Arbeitsergebnisse am Ende der gewählten Timebox im gemeinsamen Chatroom besprochen und zusammengeführt werden. Durch Breakout-Sessions wird das Engagement aller Teammitglieder forciert und die Aufmerksamkeit verbessert.

Unabhängig vom Remote-Format leiden Retrospektiven in vielen Teams auch unter dem Image eines “überflüssigen Meetings”, wie unsere Scrumtisch-Diskussion bestätigte: Häufig sind Teams der Ansicht, dass Herausforderungen, Hürden und Konflikte bereits ausreichend im Rahmen anderer Meetings und Rituale besprochen werden. Wir waren uns aber einig, dass das Ansprechen akuter Probleme beispielsweise im Daily Standup nicht den Sinn einer Retrospektive erfüllt, nämlich gemeinsam an der Entwicklung von Maßnahmen und langfristigen Lösungen zu arbeiten. Spannend war der Tipp, mit Hilfe der Methode der Teamaufstellung die Dynamiken von Rollen und Beziehungen in Teams sichtbarer zu machen und herauszufinden, ob nicht doch rosa oder blaue Elefanten als Sinnbild für einen unterdrückten Konflikt präsent sind.

Ein weiterer Punkt unserer Diskussion war die Ableitung von Maßnahmen zur Problemlösung sowie die tatsächliche Umsetzung. Vielen Teams fällt es schwer, in Retrospektiven gemeinsame Maßnahmen zu definieren – nicht weil es an Ideen mangelt, sondern weil die Teammitglieder oft nicht wissen, wann sie diese zusätzlichen To Dos abarbeiten sollen. Bleiben die erkannten Probleme aber “hängen” und werden wiederholt in Retrospektiven thematisiert, sinkt die Motivation weiter, nach neuen Lösungswegen zu suchen und ein Teufelskreis beginnt. Wir waren uns einig, dass akzeptiert werden muss, dass sich manche Probleme nicht kurzfristig lösen lassen – dann muss aber transparent gemacht werden, dass dieses Thema einerseits als “ungelöst” sichtbar (!) bestehen bleibt und andererseits in Folge-Retrospektiven Raum für neue Themen geschaffen wird. Damit vorgeschlagene Maßnahmen schnell in die Umsetzung kommen, hat es sich auch bewährt, die Problemlösung als priorisiertes Product-Backlog-Item mit in den nächsten Sprint zu nehmen. Wichtig ist es außerdem, klare Verantwortlichkeiten festzulegen.

Als wichtiger Erfolgsfaktor für erfolgreiche Retrospektiven wurde intrinsische Motivation genannt, sowohl von Seite der Scrum-Master:innen als auch von der Team-Seite. Auch ein einfaches “Danke” kann helfen, das Team für Retrospektiven zu motivieren.

Wie immer waren die eineinhalb Stunden unseres gemeinsamen Austauschs wie im Flug vorbei und wir bedanken uns sehr bei allen Teilnehmenden für diesen interessanten Austausch . Wir waren uns einig, dass es auf jeden Fall noch einen weiteren Scrumtisch zum Thema Retrospektiven geben muss, da sich aus der Diskussion spannende Fragen ergeben haben:

• Supervision für Scrum Master: Wie kann ich mit meinen vorhandenen Tools das beste für das Team herausholen?
• Team-Canvas / Team-Health-Check
• Umgang mit technischen Schulden

Liste der Tools und Methoden, die vorgestellt und erwähnt wurden

• Gestaltung von Retrospektiven https://metroretro.io/
• Skalierbare Retrospektiven https://echometerapp.com/de/
• Inhalt von Retrospektiven https://retromat.org/de/?id=36-75-10-38-67
• Meme-Generator https://imgflip.com/
• Fokus auf Positivität in der Retro durch Priming Cards https://www.emendare.de/2020/09/priming-card-methode-jetzt-auch-remote-faehig/ 
• Modell des Health Check nach Spotify https://www.agile-academy.com/de/scrum-master/was-ist-das-squad-health-check-model/ 
• Job-Shadowing zwischen Scrum-Master:innen, um von erfolgreichen Retrospektiven anderer Teams zu lernen

Die Auswahl des Themas überlassen wir übrigens künftig unserer Community: Wir stellen jeweils 3 Vorschläge für den nächsten Scrumtisch zur Abstimmung – die Shortlist für das Januar-Thema bereiten wir gerade vor! Schauen Sie ab Mitte der Woche gerne beim Online-Voting vorbei!

Unterstützung für bessere Retrospektiven