Die Idee zu diesem Blogartikel entstand auf einer Party: Führungskräfte aus unterschiedlichen Branchen und Ebenen diskutierten über das Delegieren und ich war überrascht über das unterschiedliche Verständnis vom “richtigen” Delegieren. Wer darf delegieren? Was sollte man delegieren? Wie wird delegiert? Mag ich überhaupt delegieren?
Diese auf den ersten Blick so selbstverständliche Kompetenz scheint in der Praxis schwieriger als gedacht. Grund genug, genauer hinzusehen!
delegieren: “jemanden zu etwas abordnen”
(Digitales Wörterbuch der deutschen Sprache DWDS)
Im allgemeinen Sprachgebrauch verstehen wir unter “delegieren”, dass wir die Verantwortung für die eigenständige Durchführung einer Aufgabe an jemand anderen weitergeben.
Und das ist aus verschiedenen Gründen sinnvoll:
- Immer mehr Fach- und Führungskräfte sind überlastet. Das Delegieren von Aufgaben an das Team hilft, den Leistungsdruck zu senken, die eigene Gesundheit zu erhalten und die persönliche Produktivität zu optimieren.
- Die Qualität des Arbeitsergebnisses steigt, wenn die Tätigkeit von den jeweils besten Spezialisten erledigt wird.
- Delegation ist Mitarbeiterentwicklung: Teammitglieder erhalten die Chance, sich neue Fähigkeiten anzueignen und das entgegengebrachte Vertrauen steigert die Zufriedenheit und Motivation.
Klingt logisch, funktioniert aber nicht immer gut. Wenn Führungskräfte schlecht loslassen können. Wenn Feedback mit Mikromanagement verwechselt wird. Wenn Mitarbeitende die Aufgabe nicht ausreichend verstehen. Wenn Führungskräfte nicht priorisieren und die falschen Aufgaben delegieren.
Tipps zum richtigen Delegieren:
Stellen Sie sicher, dass die nötigen fachlichen Kompetenzen vorhanden sind und delegieren Sie Aufgaben passend zu den Stärken Ihrer Mitarbeitenden.
Kommunizieren Sie alle notwendigen Informationen für eine reibungslose Erledigung und auch Ihre Erwartungen an das Ergebnis konkret.
Kalkulieren Sie die benötigte Zeit und legen Sie Deadlines für die Erledigung fest. Handelt es sich um eine einmalige, wiederkehrende oder andauernde Aufgabe?
Vermeiden Sie, dass durch das Abgeben Ihrer Aufgaben Ihre Überlastung an andere “durchgereicht” wird.
Sorgen Sie für die notwendigen Ressourcen (Zeit, Budget etc.) und Handlungsbefugnisse (z.B. Zeichnungsberechtigung).
Delegieren Sie nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortung, d.h. überlassen Sie das “Wie” der Erfüllung den Mitarbeitenden.
Verzichten Sie auf Kontrolle, aber stehen Sie als Ansprechpartner zur Verfügung und legen Sie Feedback-Termine fest (am Ende oder falls sinnvoll auch zwischendurch).
Übertragen Sie nicht nur anspruchslose Routine-Aufgaben, sondern fordern Sie Mitarbeitende auch.
Würdigen Sie nach Abschluss der Aufgabe das Ergebnis, loben Sie oder üben Sie konstruktive Kritik.
Reagieren Sie auf Rückdelegation, um ein “Aufgaben-Pingpong” zu verhindern. Setzen Sie sich mit den Gründen auseinander, warum Aufgaben unerledigt oder unfertig wieder auf Ihrem Schreibtisch landen.
Und ein neuer Aspekt: Gibt es Routineaufgaben, die Sie an KI-Tools “delegieren” können und so nicht nur sich selbst, sondern auch das Team entlasten?
Noch eine knifflige Frage zum Schluss: Dürfen eigentlich nur Führungskräfte delegieren oder alle, die Aufgaben abgeben möchten – auch ohne formelle Weisungsbefugnis? Immer häufiger arbeiten Teams in Strukturen ohne hierarchische Macht. Wer hier Aufgaben delegieren möchte, kann Kolleg:innen nicht verpflichten, sondern muss sie überzeugen. Das ist beispielsweise in agilen Teams der Fall – hier weisen sich die Mitglieder selbstorganisiert die Aufgaben zu. (Tipp: Mit dem Spiel “Delegation Poker” können Sie diese gemeinschaftliche Form der Delegation von Aufgaben üben).
Fazit:
Delegieren ist eine wichtige Kompetenz – nicht nur für Führungskräfte. Denn wer weiß, wann es sinnvoll ist, Aufgaben abzugeben und wer beim Delegieren geschickt organisiert und kommuniziert, trägt zum Unternehmenserfolg bei, senkt das Stresslevel und stärkt die eigene Resilienz.
Gesprächsbedarf?
Sie sind Führungskraft und wünschen sich mehr Souveränität beim Delegieren? Oder hakt es bei der Selbstorganisation in Ihrem Team? Schreiben Sie mir oder rufen Sie mich an, ich tausche mich gerne mit Ihnen aus, wie wir Sie unterstützen können.
Wibke Arnold
Coach
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