Teamprove Insights: Unser „Way of Remote Work“

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Getrieben vom Corona-Virus erlebt das Thema Remote Work in den letzten Tagen einen ungeahnten Boom. Homeoffice-Strukturen können für viele Unternehmen ein guter Ansatz sein, um ihre Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten – ein Thema, das wir in unserem letzten Blogartikel diskutiert haben. Aber wir glauben, dass Remote Work nicht nur in Zeiten von Corona ein attraktives Arbeitsmodell ist! Unser eigenes Team arbeitet seit der Gründung von Teamprove, also seit rund sieben Jahren verteilt. In dieser Zeit haben wir vieles ausprobiert, geändert und verbessert, manches auch wieder verworfen. Auf jeden Fall haben wir gelernt, dass Remote Work in manchen Bereichen anders funktioniert als ein gemeinsames Büro.

Für alle, die einen Blick hinter die Kulissen eines verteilten Teams werfen wollen, haben wir unsere Remote-Work-Story für Sie zusammengefasst.


Warum arbeiten wir remote?

Wir hatten noch nie ein gemeinsames Büro. Ganz einfach, weil es sowieso meistens leer stehen würde. Als Berater und Coaches ist unser Arbeitsort in der Regel bei unseren Kunden und für die administrativen Tätigkeiten genügt uns allen ein Homeoffice. Jeder von uns reist so viel, dass es sehr angenehm ist, die Vor- und Nachbereitung unserer Termine zeit- und ortsunabhängig von zu Hause aus erledigen zu können. Und wenn wir uns in größerer Runde treffen, mieten wir einfach an wechselnden Orten einen Konferenzraum.

Was uns als Geschäftsführer bei der Entscheidung für verteilte Teams aber noch viel wichtiger war, ist der Recruiting-Gedanke: Wir möchten unsere Teammitglieder danach aussuchen, dass sie persönlich und fachlich optimal zu uns passen – unabhängig davon, ob sie im Umkreis von Frankfurt wohnen. Dadurch, dass wir unseren Teammitgliedern keinen festen Bürostandort vorgeben, erhöhen wir die Anzahl möglicher Kandidaten erheblich. Diese Strategie hat sich aus Managementsicht bewährt.

Im Rückblick kann ich sagen: Remote Work funktioniert wunderbar, wenn beide Seiten – das Team und die Geschäftsführung – sich darauf einlassen, etwas investieren und bereit sind, kontinuierlich an einer Verbesserung zu arbeiten. Heute macht es für uns keinen großen Unterschied mehr, ob wir persönlich an einem Tisch zusammensitzen oder per Videokonferenz oder Online-Tools zusammenarbeiten. Das klappt aber nicht von heute auf morgen, sondern ist ein Lernprozess.

 

TIPP: Auf unserer Q&A-Plattform "Teamprove Wissen" können Sie alle Ihre Fragen rund um agiles Arbeiten und Remote Working mit unserer Community diskutieren. Wenn Sie möchten, auch anonym. Alle unsere Coaches sind aktive Mitglieder und Moderatoren, so dass wir versprechen: Sie erhalten auf jede Frage innerhalb von 48 Stunden eine qualifizierte Antwort. Schauen Sie doch mal vorbei!


Wie arbeiten wir remote?

Bei allen Vorteilen von verteilten Teams ist es mir ebenso wichtig zu betonen: Es gibt sehr wohl Unterschiede zwischen co-located und remote! Diese müssen erkannt und bestmöglich ausgeglichen werden, sowohl durch die Auswahl geeigneter Tools als auch durch die Einführung von Ritualen und Regeln. Abhängig von der Art der gemeinsamen Arbeit können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Tools, Rituale und Regeln sinnvoll sein.

Um Ihnen einige Impulse mitzugeben, stelle ich kurz vor, wie wir Remote Work bei Teamprove organisiert haben:

  • Hardware: Jedes unserer Teammitglieder hat ein MacBook und ein iPhone

Wir haben beschlossen, bei der Hardware komplett auf Apple zu setzen (ich weiß, das ist Philosophie-Sache, aber Apple arbeitet unserer Meinung einfach überdurchschnittlich zuverlässig. Selbstverständlich funktioniert Remote Work mit der Hardware anderer Hersteller ebenso 😉) Für sehr sinnvoll halten wir es allerdings, dass alle Teammitglieder dasselbe Betriebssystem, dieselben Softwareversionen und idealerweise auch Geräte desselben Herstellers nutzen. Das erhöht die Stabilität der Infrastruktur und wenn es technische Probleme gibt, können wir uns meist sehr gut untereinander helfen, ohne dass ein externer technischer Administrator nötig ist. Auch die Zusammenarbeit zwischen MacBooks und iPhones funktioniert nahtlos und ohne Systembrüche. Dass alle unsere Geräte mit Kamera und Mikrofon ausgestattet sind, versteht sich von selbst, und auch Headsets haben wir immer im Einsatz, um die Sprachqualität zu verbessern.

Tipp: Die infrastrukturellen Basics stellen wir als Checkliste „Ready for Remote“ zum Download zur Verfügung.

 

  • Software: Wir nutzen Google G-Suite

Transparenz ist für unser Team sehr wichtig – alle Informationen müssen in Echtzeit und ortsunabhängig allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Die cloudbasierte Datenablage ersetzt für uns einen eigenen Server und wir sind sehr zufrieden mit den Möglichkeiten der Google G-Suite (alternativ wäre beispielsweise Microsoft Teams geeignet). Bislang hatten wir außerdem Microsoft Office im Einsatz, aber aktuell testen wir, ob es Sinn macht, komplett auf die Apps der G-Suite umzustellen (also Google Docs, Google Sheets, Google Slides usw.). Unser Ziel ist es, die Komplexität der Datei-Workflows weiter zu reduzieren und den Fokus auf das gemeinsame Arbeiten an den Dokumenten zu legen.

  • Kollaboration #1: Video-Konferenzen

Videokonferenzen sind unser wichtigstes Kommunikationstool. Auch hier nutzen wir die Google G-Suite, die sogenannten Hangouts in der App Google Meet. Es hat etwas Übung gebraucht, aber inzwischen sind wir ziemlich versiert. Damit meine ich weniger die technischen Probleme (ja, hin und wieder will mal eine Webcam oder das Mikro nicht so wie es soll, aber mit etwas Hartnäckigkeit bekommt man das alles hin) – vielmehr mussten wir üben, in Videokonferenzen richtig zu diskutieren, genau hinzuschauen und hinzuhören und andere auch ausreden zu lassen. Wird die Diskussion hitziger, kann es auch nötig werden, sich ganz klassisch wie in der Schule zu melden, um dranzukommen – reinrufen bringt in Videokonferenzen wenig. Wichtig: Gestik und Mimik zu interpretieren wird mit steigender Zahl der Teilnehmer etwas schwieriger als in Präsenzmeetings, da muss man im Zweifel einfach auch mal nachfragen. Wir wissen mittlerweile beispielsweise, wer unserer Kollegen beim intensiven Nachdenken so die Stirn runzelt, dass es auf den ersten Blick aussieht als würde er sich ärgern...

  • Kollaboration #2: Team-Chat

In unserem Chat-Tool haben wir verschiedene Chaträume, in denen wir uns adhoc über aktuelle Themen austauschen können. Beispielsweise gibt es Chatrooms für Projektbesprechungen und einen Raum „Feedback erwünscht“, in dem wir die Meinung von Kollegen zu einem geposteten Thema einholen können. Auch die unterschiedlichen Geschäftsbereiche von Teamprove haben eigene „Räume“ für ihre Unterhaltungen, zum Beispiel Sales, die Geschäftsführung und die Administration. Einen Chat für Buchempfehlungen haben wir auch, ebenso wie eine „Kaffeeküche“ für den neuesten Tratsch und Flurfunk.

Jeder entscheidet selbst, in welchem Umfang er sich einbringt, worauf man antworten möchte oder wo man einfach nur mitliest. Da im Chat recht schnell und informell geschrieben wird, haben wir gelernt, nicht zu viel hineinzuinterpretieren, sondern lieber einmal mehr nachzufragen, wie etwas gemeint ist, um Missverständnisse zu vermeiden. Falls wir es für nötig und sinnvoll halten, können wir auch schnell zwischendurch face-to-face chatten.

  • Kollaboration #3: TGIF „Thank god it’s Friday“

Auch unser wöchentlicher Team-Jourfix am Freitag ist ein Videocall, in dem wir über relevante interne Themen sprechen, die das gesamte Team betreffen.

Im TGIF fragen wir uns auch alle 3 bis 4 Wochen, wie es uns geht – also so eine Art “Frühwarnsystem”, falls sich einer der Kollegen nicht wohl fühlt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn uns ein Projekt belastet, wenn es unausgesprochene Unstimmigkeiten im Team gibt, aber auch wenn jemand ein privates Problem hat.

Unser TGIF gibt es schon recht lange. In den Anfangsjahren hat immer jeder recht ausführlich erzählt, was den einzelnen in seinem aktuellen Projekt bewegt und was gerade so läuft. Mit zunehmender Teamgröße wurde so der Call aber immer länger und gleichzeitig der Mehrwert geringer, da viele der Informationen bereits über unseren Chat oder bilateral besprochen worden waren. Irgendwann haben wir die Reißleine gezogen und gemeinsam überlegt, wie wir das TGIF konsequent auf die Punkte kürzen können, die wirklich für alle wichtig sind. Momentan haben wir uns auf eine Timebox von 45 Minuten mit folgender Struktur geeinigt:

- Wichtige Mitteilungen zu administrativen Veränderungen oder unsere Zusammenarbeit betreffende Regeln

- Einzelne Kollegen berichten (nur!) aus den Projekten, zu denen sie Feedback aus dem Team bekommen möchten oder die für alle interessant sein könnten

- Wenn dann noch Zeit ist, reden wir über eher belangloses Zeug, erzählen Witze oder News aus dem Privatleben – wie andere Teams in der Kaffeeküche.

  • Kollaboration #4: Die Remote-Kaffeepause

Das ist eines unserer neuesten Online-Meetings. Wir haben festgestellt, dass das TGIF und andere eher inhaltliche Meetings nicht den “Plausch an der Kaffeemaschine” ersetzen können. Deshalb machen wir das jetzt remote und treffen uns einmal wöchentlich zur gemeinsamen Kaffeepause per Videokonferenz. Und da reden wir tatsächlich einfach über allgemeine Themen, lachen viel gemeinsam oder besprechen auch mal ernstere Themen. Wir spüren schon jetzt nach den ersten „virtuellen Kaffeepausen“, dass wir uns so trotz quer über Deutschland verteilten Einsatzorten auch persönlich immer besser kennenlernen, wenn wir nicht nur über Teamprove und Kundenprojekte sprechen.

 

Wie entwickeln wir uns strategisch weiter?

Neben dem Alltagsbusiness gibt es auch übergeordnete Themen wie die strategische Unternehmensentwicklung, die Weiterentwicklung des Teams und der einzelnen Mitarbeiter. Die Fragestellungen sind vergleichbar mit denen in co-located-Teams, aber wir benötigen Methoden, die zu den Rahmenbedingungen von Remote Work passen.

  • Teamprove Day

Einmal im Quartal treffen wir uns alle persönlich an wechselnden Orten in Deutschland zum Teamprove Day. Bei aller Remote-Working-Fähigkeit ist dieses physische Meeting ein wichtiger Bestandteil unserer Zusammenarbeit als Team. Hier nehmen wir uns Zeit, um beispielsweise über unsere Abläufe oder unsere Positionierung zu diskutieren und auch als Team besser zusammenzuwachsen.

  

Anfangs war der Teamprove-Day eintägig, was sich aber aufgrund der teilweise langen Anfahrtszeiten und der straffen Agenda als sehr anstrengend erwiesen hat. Auch das für das Teambuilding wichtige “Feierabendbier” fiel meist für einige der Teilnehmer dem Zugfahrplan zum Opfer. Deshalb ist unser Teamprove Day mittlerweile 2-tägig, was zu einer deutlich entzerrten Agenda geführt hat, außerdem haben wir so nun einen gemeinsamen Abend und ein gemeinsames Frühstück. Auch die Kollegen, für die die Eventlocation vor der Haustür liegt, übernachten mit im Teamhotel. Der Invest in den zweitägigen Teamprove-Day ist zwar höher, wir haben aber festgestellt, dass sowohl die inhaltlichen Ergebnisse als auch das soziale Plus den Aufwand wert sind.

  • OKRs

Mit der Führungsmethode OKR (Objectives and Key Results) haben wir mittlerweile auch viel Erfahrung gesammelt, sowohl aus Kundenprojekten als auch im eigenen Einsatz für unser Team. OKRs sind kein spezielles Instrument für Remote Work – aber aus unserer Sicht grundsätzlich sehr gut geeignet, um die nötige Ziel-Transparenz in verteilten Teams zu optimieren.

Auch wenn es oft so wirkt, als könnte man OKR auf einem Bierdeckel erklären – ganz so einfach ist die Umsetzung in der Praxis nicht. Bei unseren allerersten OKRs waren wir beispielsweise zu vage, so dass es für die einzelnen Mitarbeiter schwer war, den eigenen Anteil am großen Ganzen zu finden. Danach waren wir zu detailliert und haben für Selbstverständlichkeiten Objectives oder Key Results definiert. So haben wir viel zu viel Zeit mit der Abstimmung verschwendet. Teilweise hatten wir auch das Problem, dass die Priorität nicht ausreichend klar war und jeder an zu vielen Key Results gleichzeitig gearbeitet hat, so dass am Ende die wirklich wichtigen Themen eben doch nicht (rechtzeitig) umgesetzt waren. Aktuell arbeiten wir in einer deutlich abgespeckten OKR-Variante primär mit Objectives, um das gesamte Team auf gemeinsame Ziele auszurichten. Unser Grundgedanke ist, dass immer alle Kollegen wissen, worauf wir gerade als Team hinarbeiten.

Zu OKRs könnten wir noch viele Dos und Dont’s ergänzen – das Thema ist aber sehr individuell und kann nicht per Blaupause auf andere Unternehmen übertragen werden. Deshalb nur kurz: Aus unserer Sicht sind OKRs auf jeden Fall ein Management-Instrument, das richtig eingesetzt für remote arbeitende Unternehmen einen großen Zusatznutzen stiften kann. Gerne beraten wir Sie bei Interesse dazu im Detail.

  • Delegation Poker
Als agiles Unternehmen ist es uns wichtig, dass wir unsere Entscheidungen für unsere Mitarbeiter so transparent wie möglich machen. Das erfordert zum einen einen umfangreichen Zugriff auf die relevanten Unternehmensdaten und zum anderen Methoden, wie wir trotz der räumlichen Entfernung zwischen den einzelnen Teammitgliedern möglichst effizient Entscheidungen treffen können.

Wir haben gute Erfahrungen mit Delegation Poker gemacht, was wir regelmäßig spielen, um den Mitbestimmungslevel und den Grad der Selbstorganisation für die verschiedenen Entscheidungsarten zu ermitteln oder um bereits gepokerte Level zu verändern (wie entscheiden wir beispielsweise über Ausgaben, Personalentscheidungen oder Weiterbildungsmaßnahmen?) In den meisten Fällen herrscht Konsens, dass wir die Meinung unserer Mitarbeiter im TGIF oder Chat einholen und dann im Kreis der Geschäftsführer entscheiden. Alle Entscheidungen werden anschließend transparent kommuniziert und dokumentiert, um das Verständnis des Teams für die Beweggründe zu schärfen.

  • Project Reviews

Für jedes Kundenprojekt gibt es einen Review Partner, der nicht im Projekt beteiligt ist. Wir alle erstellen einmal monatlich ein kurzes "Erklärvideo" zu unserem aktuellen Projekt, das über die Situation, die Herausforderungen und die umgesetzten Veränderungen informiert. Dazu stimmt sich der Projektmitarbeiter auch mit seinem Kunden ab, um dessen aktuelle Einschätzung zum Projektauftrag, Status, erwartete nächste Schritte sowie eine Bewertung unserer Arbeit zu erhalten (diese Punkte werden in einer Liste intern transparent gemacht, ebenso das Review-Video.)

Der Review Partner schaut sich das Video an und trifft sich im Anschluss mit dem Projektmitarbeiter zu einer gemeinsamen Videokonferenz. Als "Sparringspartner" hinterfragt er den Projektmitarbeiter, um neue Perspektiven zu eröffnen, Schwierigkeiten aufzudecken oder Lösungsansätze für Herausforderungen zu entwickeln. So sind wir nicht nur untereinander immer sehr nah an den Projekten der Kollegen dran, sondern erhöhen auch die Projektqualität für unsere Kunden.

  • Komplexe strategische Sachverhalte werden bei uns in „Gilden“ erarbeitet und laufend weiterentwickelt, also in multidisziplinären Kleingruppen (z.B. Coach + Geschäftsführer + Sales).

 

Unsere 5 wichtigsten Remote-Work-Regeln

  • Wir versuchen sensibel zu kommunizieren. In Chats und auch in Videokonferenzen kommen manche Botschaften anders rüber als in physischen Meetings. Jeder kennt das vermutlich auch aus privaten Whatsapp-Chats. Es ist deshalb wichtig, etwas vorsichtiger zu kommunizieren, es aber mit dem Entschuldigen und Nachfragen auch nicht zu übertreiben. Hier das richtige Maß und den richtigen Ton zu finden, dauert ein wenig. Auch als Empfänger von Botschaften muss man lernen, nicht jedes Wort auf die Goldwaage zu legen.
  • Wir fragen im Zweifel nach, wenn wir das Gefühl haben, dass jemand etwas falsch verstanden oder negativ aufgefasst haben könnte.

  • Wir vertrauen uns gegenseitig. „Jeder gibt zu jeder Zeit ihr/sein Bestes“: Das ist ein sehr wichtiger Grundgedanke in unserer Zusammenarbeit. Dabei machen wir keinen Unterschied zwischen Geschäftsführer und Mitarbeiter. Auch das ist auf beiden Seiten ein Lernprozess 😉
  • Fehler in der Zusammenarbeit passieren. Das Potenzial für Missverständnisse ist in verteilten Teams vermutlich höher. Damit muss man sich arrangieren – umso wichtiger ist eine moderne Fehlerkultur. Wäre hundertprozentige Fehlervermeidung das Ziel, wäre Stillstand die Folge. Wir haben das Ziel, aus unseren Fehlern zu lernen und für das nächste Mal eine bessere Lösung zu finden. Wir probieren Dinge aus, reflektieren und optimieren so unsere Zusammenarbeit kontinuierlich.

  • Unsere Prozesse sind schlank – und alle machen mit. Wie co-located Teams führen auch wir Listen, um wichtige Termine und Pläne zu dokumentieren und transparent zu machen, vom Urlaubskalender bis zum Weiterbildungsplan. Da wir aber nicht in einem gemeinsamen Büro sitzen, ist die Eigenverantwortung für den einzelnen höher, diese definierten Workflows auch wirklich selbstständig und zuverlässig einzuhalten. Wir haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Für uns als Geschäftsführung sinkt der Aufwand für administrative Tätigkeiten deutlich und unsere Mitarbeiter profitieren von reibungslosen Abläufen.

Wenn ich Sie neugierig auf Remote Working gemacht habe, freue ich mich auf Ihre Fragen!
Unsere Schulungen und Coachings rund um Remote Work finden Sie unter https://www.teamprove.de/angebot/remote-working.

Bildnachweis:
Titelbild: pratyaksa (123rf.com)
Teamprove Day (© Teamprove)

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Gast
Sonntag, 01. November 2020

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