Bestimmt kennen Sie die Situation: Sie nehmen im Homeoffice an einer Team-Telefonkonferenz teil und tun sich schwer, die Emotionen Ihrer Kollegen nur anhand der Stimmlage einzuschätzen. Oder Sie sind in einem Videocall, es klingelt an der Tür und Sie möchten kurz den Raum verlassen, ohne die angeregte Diskussion zu unterbrechen.

Nach vielen Jahren als verteilt arbeitendes Team haben wir gelernt, dass Remote-Meetings Präsenzmeetings wunderbar ersetzen können – wenn man beachtet, dass wichtige Elemente der physischen Kommunikation verloren gehen. Das gilt nicht nur für Telefongespräche, sondern auch für Videokonferenzen, denn auf kleinen Webcam-Livebildern sind subtile Signale der Körpersprache schwieriger zu erfassen als in Face-to-Face-Gesprächen. Wann hat mein Gegenüber ausgeredet? Bin ich jetzt dran? Hat sich der Kollege per Handzeichen zu Wort gemeldet oder nur gestikuliert? Wem liegt ganz dringend was auf der Zunge, kommt aber nicht zum Zug? Auch eingefrorene Bilder oder abgehackte Redebeiträge durch schlechte Internetverbindungen sind Herausforderungen für die Kommunikation.

Wie lassen sich also Emotionen, Kommentare oder Wortmeldungen unkompliziert mit der ganzen Gruppe teilen, ohne den Gesprächsfluss zu hemmen oder zu unterbrechen?

Manche Teams nutzen Karten mit kleinen visualisierten Botschaften, die in die Kamera gehalten werden, beispielsweise “Bin gleich wieder da!”, “LOL” oder “Wortmeldung”. Das klappt, aber oft sind die Karten schlecht lesbar – und sie lösen das grundsätzliche Problem nicht für Telefonkonferenzen oder wenn externe Teilnehmer dabei sind oder Kollegen, die die Webcam nicht nutzen möchten.

Deshalb haben wir ein digitales Tool entwickelt, das hilft, diese Schwäche von Remote Meetings abzufedern: “Teamprove Meet” – ein smarter Second Screen speziell für Online-Meetings. Jeder Teilnehmer kann per Mausklick neben seinem Namen Emojis und Karten einblenden, die für alle anderen Meetingteilnehmer in Echtzeit sichtbar sind. Bei uns hat sich “Teamprove Meet” schnell als wichtiger Begleiter für alle unsere Telefon- und Videokonferenzen etabliert, sowohl intern, aber auch immer häufiger für Online-Meetings mit unseren Kunden.

Momentan unterhalten wir uns mit vielen Teams, die in Folge der Corona-Krise praktisch über Nacht Remote-Strukturen aufbauen mussten. Viele Unternehmen haben in den letzten Wochen die technischen Voraussetzungen geschaffen, die Zugänge zu den relevanten Systemen funktionieren und die Mitarbeiter haben sich im Homeoffice eingerichtet. Die nächste Herausforderung wird es nun sein, die Produktivität und Motivation der verteilten Teams zu sichern. Effiziente Online-Meetings leisten dazu einen wichtigen Beitrag.

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Teamprove Meet

Wir stellen unser Tool “Teamprove Meet” allen interessierten Unternehmen kostenlos zur Verfügung. Viel Spaß damit – und wir freuen uns über Ihr Feedback!

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Zum besseren Verständnis:

  • Wichtig: Teamprove Meet ist keine Webkonferenz-Software, sondern eine Ergänzung zu dem von Ihnen eingesetzten Online-Meeting-Tool oder zu klassischen Telefonkonferenzen – also ein “Second Screen”, den Sie in einem zweiten Fenster öffnen (oder auf einem zweiten Bildschirm, falls Sie einen nutzen).
  • Es handelt sich nicht um eine App, d.h. Sie müssen nichts downloaden oder installieren, sondern greifen browserbasiert auf das Board zu.
  • Die Nutzung ist unkompliziert: Einfach Sessionnamen vergeben, den Teilnehmern Ihres Meetings den individuell generierten Link zuschicken, starten!
  • Teamprove Meet ist mit jedem beliebigen Endgerät nutzbar.

Tipp

Bestimmen Sie für Online-Meetings mit mehreren Teilnehmern einen Moderator – das gilt auch für kurze tägliche Abstimmungsmeetings! Sie sparen Zeit, wenn ein Teammitglied darauf achtet, dass jeder zu Wort kommt und dass die Agenda und die Timebox eingehalten werden. Und es ist wichtig für das Teamwork und den sozialen Zusammenhalt, auch bei räumlicher Distanz auf die Gefühlslage der Teilnehmer einzugehen. Bei beiden Aufgaben unterstützt “Teamprove Meet” noch ungeübte Moderatoren durch die Visualisierung von Emotionen und kommunikativen Signalen aus der Gruppe.

Sie haben Gesprächsbedarf zur Optimierung Ihrer Online-Meeting-Kultur? Oder benötigen Sie für eine wichtige Online-Konferenz einen externen Moderator? Fragen Sie uns!

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Dank langjähriger Erfahrung in der Produktentwicklung ist Giancarlo Girardi der ideale Sparringspartner für Teams, die nicht nur Produkte und Prozesse, sondern auch ihre Zusammenarbeit verbessern möchten. Er versteht sich als Brückenbauer zwischen Menschen und Kulturen.

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