Was ist eigentlich … eine Retrospektive?

Menschen machen Fehler. Und je komplexer das Projekt, desto höher die Fehlerquote. Aber der Anglizismus „Lessons Learned“ bringt es auf den Punkt – wir müssen dieselben Fehler nicht zweimal machen. Genau deshalb ist es sinnvoll, mit der Nabelschau eines Projekts nicht wie im klassischen Projektmanagement bis zum Ende zu warten, sondern bereits projektbegleitend zu lernen und sich kontinuierlich zu verbessern. In agilen Projekten sind die sogenannten Retrospektiven Pflichtbestandteil des Projektablaufs, um Qualität und Effizienz zu erhöhen und das Team zu stärken. Aber wie läuft das genau?

Was sind Retrospektiven?

Retrospektiven sind Teamtreffen, mit dem Ziel, das Teamwork im letzten Projektabschnitt zu analysieren und zu bewerten und auf dieser Basis zu verbessern. Wie im Agilen Manifest verankert „reflektiert das Team in regelmäßigen Abständen, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an“. Bei Scrum-Projekten findet normalerweise nach jedem Sprint, also alle 2-3 Wochen eine Retrospektive statt. Was ist gut gelaufen – und was weniger? Gibt es Blockaden und warum? Wo können Verbesserungen ansetzen? Im Fokus steht nicht die fachliche Arbeit für das Projektziel, sondern die Zusammenarbeit der Teammitglieder. Ganz wichtig: Retrospektiven sind keine Schuldzuweisungen!

Retrospektiven können nicht nur in festen iterativen Projektzyklen eingesetzt werden, sondern auch unregelmäßig zur Reflektion der Kollaboration oder als Orientierungshilfe für anstehende strategische Entscheidungen.

Wie läuft eine typische Retrospektive ab?

Das Team sollte vollzählig teilnehmen, nach Möglichkeit auch regelmäßig der Product Owner. Die Dauer wird limitiert, üblich sind 90 bis 120 Minuten. Bewährt hat sich der Ablauf nach Esther Derby und Diana Larsen („Agile Retrospectives“) in folgenden fünf Phasen:

• Ankommen „Set the stage“ (5 %)
  Begrüßung und Klärung der Ziele
• Daten sammeln „Gather data“ (30-50 %)
  Was war während der letzten Projektphase gut? Was war schlecht? Welche Fakten über Qualität/Produktivität etc. stehen für die Beurteilung zur Verfügung?
• Einsichten gewinnen „Generate insights“ (20-30 %)
  Warum sind die Dinge wie sie sind?
• Maßnahmen finden & Entscheidungen treffen „Decide what to do“ (15-20 %)
  Was soll geändert / verbessert werden? Mit welchen Maßnahmen und konkreten Lösungsansätzen?
• Retrospektive abschließen „Close the retrospective“ (10 %)

Wie können Retrospektiven methodisch optimiert werden?

Wichtig ist …

• eine offene, angstfreie, entspannte Atmosphäre, in der alle Teammitglieder zu Wort kommen
• eine neutrale Moderation, sei es durch den Scrum Master oder durch externe Moderatoren (Kollegen anderer Teams, Agile Coaches etc.)
• der Einsatz von Moderationshilfen (Moderationswände, Karten) oder auflockernde, spielerische Varianten. Positiv sind letztendlich alle Ideen, die dazu beitragen, den Austausch und die Kommunikation fördern.
• dass konkrete Maßnahmen formuliert werden – die dann auch möglichst zeitnah zur Umsetzung kommen

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