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in Agiles Projektmanagement von
Wenn die Definition of Done eine Abnahme/Test aus User-Sicht durch den Product Owner vorsieht, passiert es schnell, dass der PO das Bottleneck wird und die Stories am Ende des Sprints bei ihm auflaufen. Häufig kann dieser nicht alle Stories rechtzeitig abnehmen. Es kann natürlich auch andere Gründe geben, weshalb der PO das Bottleneck im Sprint ist. Was sind hier eure Erfahrungen und welche Lösungen seht ihr hier, um einen besseren Flow herzustellen?

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Dieser Ausweg fällt mir ein: Es steht ja nirgendwo geschrieben, dass der Product Owner die fertiggestellten Stories abnehmen muss. Wenn die aktuelle Situation dies erfordert, dann kann dies Gründe in ungenügender Kommunikation und nicht hergestelltem gemeinsamen Verständnis haben. Idealerweise (und realistisch auch mit ein wenig Übung einfach zu erreichen), klären Product Owner und Entwicklungsteam vor Umsetzung ab, woran sie messen wollen, dass eine Story ihr Ziel erreicht hat. In der Regel wird das durch Akzeptanzkriterien abgebildet. Je besser das gemeinsame Verständnis dieser Akzeptanzkriterien vorhanden ist, umso mehr kann ein Team eine Story selbst abnehmen und somit eine Abnahme durch den Product Owner schlicht obsolet machen. Hilfreich für dieses gemeinsame Verständnis ist insbesondere Visualisierung (z.B. Story Mapping), sowie Anwendung von best practice patterns wie 'GIVEN situation WHEN action THEN result' für Akzeptanzkriterien. Oftmals sehe ich auch, dass Teams beim Refinement sehr schnell in die Lösungsdiskussion einsteigen, ohne dass das eigentliche Problem, das gelöst werden soll, richtig verstanden ist. Das führt zu Missverständnissen und in der Folge zu Fehlimplementierungen am Thema vorbei.

In traditionellen Denkmodellen hilft dann ein durch den Product Owner installiertes Quality-Gate (= Abnahme durch den Product Owner), um Falschauslieferungen an den Kunden zu unterbinden. Und dies kann natürlich den Product Owner zum Bottleneck machen. Am Product Owner anzusetzen und zu überlegen, wie man dessen Abnahme effizienter gestalten kann, ist dann die falsche Frage. Die richtige Frage lautet demnach: Wie können wir sicherstellen, dass Missverständnisse nicht nachgelagert, sondern vorauseilend vermieden werden? Damit es erst gar nicht notwendig wird, dass der Product Owner abnehmen muss.
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Vermutlich wurde eine Abnahme durch den Product Owner in die Definition of Done eingebaut um sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Sprints die Anforderungen der Benutzer/Kunden erfüllen. Der PO ist ja der Vertreter der Kunden und damit auch derjenige der am Ende sagen muss ob er (oder sie) mit dem Ergebnis zufrieden ist oder nicht. Man könnte versuchen diesen Schritt zu vermeiden, indem vor der Umsetzung sehr genaue (perfekte?) Akzeptanzkriterien definiert werden die sehr akribisch (perfekt?) von einem Tester überprüft werden. Ist es damit sichergestellt, dass der Kunde (oder sein Vertreter) mit den Ergebnissen zufrieden sein wird? Leider nein. Menschliche Kommunikation ist nicht perfekt, es geht sehr viel auf dem Weg verloren. Deswegen ist es sinnvoll, dass der Anforderer sich die Ergebnisse anschaut bevor sie an den Kunden geliefert werden.

Was passiert denn wenn es nicht möglich ist? Es werden Dinge geliefert, die nicht gut passen und man muss sie nachträglich verbessern. Der Kunde ist vielleicht auch verärgert. Das kostet Zeit und damit Geld.

Warum konnte der PO denn seine Aufgabe nicht machen? Hatte er andere Dinge zu tun die ihn wichtiger vorkamen? Wichtiger als sich zu kümmern, dass die Kunden das bekommen was sie brauchen? Ja, ich sehe das Problem in der Praxis oft. PO's sind oft überfordert, entweder weil sie sich nicht trauen für andere Themen "NEIN" zu sagen, weil sie andere Interessen haben (die China-Reise mit dem Geschäftsführer ist spannender als ein Refinement-Meeting) oder weil sie einfach zu viel machen um dem Team Arbeit abzunehmen.

An dieser Stelle müsste man schauen wo der PO seine Zeit verliert. Er ist verantwortlich für das Ergebnis, er muss persönlich sicherstellen können, dass es passt. Wenn er was delegieren, dann sollte er es tun. Egal wie, er muss genug Zeit haben um Feedback zu geben.

Vielleicht kann man dem PO auch die Ergebnisse über andere Wege zeigen. Vielleicht durch Videos oder ähnliche Mittel, die ihm erlauben tote Zeiten zwischen Meetings oder am Flughafen, also eher asynchron, Feedback zu geben.
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