Wie bei Scrum mit Terminabsagen Einzelner für die Scrum Events umgehen?

Question

Nicht erst seit dem Open Space Format ist bei vielen Unternehmen die Teilnahme an Events (früher genannt Meetings) freiwillig und es gilt das Gesetz der zwei Füße:

https://blog.seibert-media.net/wp-content/uploads/2012/05/poster_openspace_final_PFADE_03052012.pdf

Scrum hat allerdings das Ziel das gemeinsame Lernen sowie eine gemeinsame Fehlerkultur durch Sprint Plannings sowie Refinements, Daily Scrum, Sprint Review und Retrospektiven zu unterstützen, sodass es sinnvoll erscheint als Scrum Team diese Events durchzuführen. Bei Sprint Reviews ist es zudem sinnvoll, auch Feedback der Stakeholder einzuholen und hier eine Feedbackschleife zu etablieren. Wie aber damit umgehen, wenn häufiger die relevanten Personen fehlen?

Answer 1

Der Ansatz mit der Freiwilligkeit der Teilnahme an Meetings oder Scrum-Events ist ein guter Ansatz, damit die richtigen Personen teilnehmen. Die Regel des Gesetzes der 2 Füße besagt ja: "Wenn Du nichts beisteuern kannst, oder nichts für Deine Arbeit Werthaltiges mitnehmen kannst, dann erweise Dir selbst und den anderen Teilnehmern den Respekt und bleibe fern." Damit kann vermieden werden, dass unnötige, aber wertvolle Zeit der Mitarbeiter durch zweifelhafte Teilnahme in Meetings verloren geht. So weit so gut.

Dies ist jedoch anders, wenn es z.B. in einem Sprint-Review darum geht, wertvolles Feedback der Stakeholder zu sammeln und in die weitere Produktentwicklung einfließen zu lassen. Die Frage nach dem "Kannst Du hier etwas beisteuern oder wichtige Informationen für Dich mitnehmen?" dürfte meistens mit JA beantwortet werden. Demzufolge liegt nahe, dass ein Stakeholder auch teilnehmen soll. Tut er das nicht, leidet darunter die Effektivität des Sprint-Reviews. Das kann - je nachdem wieviele Stakeholder fernbleiben - sogar bis zur Nutzlosigkeit des Sprint-Reviews führen. In diesem Falle wäre es dann sinnvoller das Sprint Review erst gar nicht durchzuführen.

Deshalb ist es wichtig, z.B. Stakeholdern die Bedeutung und Wichtigkeit ihrer Teilnahme zu erklären. Denn die Frage mit dem Gesetz der 2 Füße ist ja eindeutig mit JA beantwortet. Natürlich gibt es jede Menge Gründe, warum wichtige Stakeholder nicht teilnehmen. Z.B. Paralleltermine, Unkenntnis der Bedeutung des Sprint-Reviews, Unterschätzung der eigenen Rolle etc.

Was oft beobachtet werden kann ist, dass es neben den Sprint-Review weitere Meetings gibt, wie z.B. die traditionell gewohnten Status-Meetings. In so einem Falle sollte der Scrum Master darauf aufmerksam machen, dass dieses Status-Meeting durch ein Sprint-Review nicht nur obsolet geworden ist, sondern durch den besonderen Sinn und Zweck (Feedback) des Sprint-Reviews mittels Selbigem aufgewertet werden kann. Und schließlich kostet eine Teilnahme an Status-Meeting und Sprint-Review doppelt Zeit, wobei eine Teilnahme von Beiden mindestens überflüssig ist. Hier muss also an der Struktur gearbeitet werden.

Die Erfahrung zeigt: Gibt es neben dem Sprint-Review keine weiteren Meetings, wo sich Stakeholder Informationen aus erster Hand zum Produkt abholen können (bzw. Feedback geben können), steigt der Wunsch und die Akzeptanz zur Teilnahme am Sprint-Review.

Answer 2

Ich sehe das ähnlich, wie Markus. Von der anderen Seite betrachtet, würde ich aber sagen, dass nicht unbedingt immer die Frage auf das "Gesetz der zwei Füße" mit JA beantwortet werden kann. Ich erlebe oft, dass das Review mehr einem Status-Meeting gleicht oder die Informationen nicht auf der richtigen Ebene geteilt werden. Daher würde ich eher den Ansatz wählen, die entsprechenden Stakeholder zu fragen, was sie denn bräuchten, um teilzunehmen bzw. damit das Event für sie interessant wird (ganz im agilen Sinne).

Was ich auch häufig feststelle ist, dass nach der Vorstellung der Ergebnisse gefragt wird: "Gibt es Fragen?" Anstatt konkrete Fragen an die Stakeholder zu stellen. Wenn diese nicht wissen, was dem Team wichtig ist, können sie auch kein Feedback geben. Um hierzu ein Beispiel zu machen: Wir haben im Team gelbe und blaue Post-its hergestellt. Diese werden nun präsentiert mit ihren Klebefähigkeiten und ihrer Größe. Im Anschluss wird gefragt, ob es Fragen gibt. Hier werden vmtl. nicht so viel Rückmeldung kommen. Frage ich aber z.b. konkret, ob die Stakeholder mit der Größe etwas in ihrer täglichen Arbeit anfangen können oder ob die Farbe für sie passt, erhalte ich vmtl. mehr Rückmeldung, da diese Fragen konkret und fokussiert sind.

Zusammenfassend: Ich glaube, dass es wichtig ist zu verstehen, warum die entsprechenden Stakeholder nicht teilnehmen (können). Denn nur, wenn ich das Problem verstehe, kann ich darauf reagieren. Ansonsten bewege ich mich mit Annahmen, die ich nicht verifiziert habe.