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in Agile Unternehmenskultur von
Meetings sind oft mehr ein Problem als eine Lösung. Menschen verbringen viel Zeit in Meetings und oft kommt da wenig raus. Einige Unternehmen begrenzen die Anzahl der Teilnehmer von Meetings um zu verhindern, dass zu viele Menschen zu viel Zeit verschwenden. Kennt Ihr solche Situationen? Wenn ja, hat diese Regelung aus Eurer Sicht bisher geholfen das Problem zu lösen? Gab es irgendwelche Nebenwirkungen?

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Der Wunsch, die Kosten von Meetings zu reduzieren ist aus wirtschaftlicher Sicht absolut nachvollziehbar. Die nahelegende Frage, die sich viele Unternehmen stellen ist: 'Müssen da wirklich immer alle dabei sein?' Oftmals lautet die Antwort auch: 'Nein, müssen nicht.' mit dem Ergebnis, dass weniger Teilnehmer im Meeting sind und (sehr) kurzfristig tatsächlich ein paar Stunden Aufwand gespart werden können. Genau das habe ich mehrfach erlebt.

Das Problem dabei ist: 'Müssen da wirklich immer alle dabei sein?' ist die falsche Frage. Falsche Fragen können immer nur falsche Antworten erzeugen. Was aber ist dann die richtige Frage? Dazu müssen wir uns bewusst werden, was denn überhaupt das Ziel von Meetings ist? In den allermeisten Fällen werden Meetings angesetzt, um Entscheidungen zu treffen. Sicher, es gibt auch Info-Meetings, in denen schlicht Informationen geteilt werden, aber in den meisten Fällen sind erzeugte Entscheidungen das Ziel. Z.B.:

Welche User Stories werden als nächstes angegangen?
Auf welche Programmier-Technik setzen wir?
Wie lösen wir Merge-Konflikte?
Welche Tests benötigen wir?
Wie sieht ein passendes Architekturdesign für unsere Lösung aus?
etc. etc.

Wenn das die Fragen sind, über deren Antworten zu entscheiden ist, dann sind die passenden Fragen in Bezug auf die dazugehörigen Meetings folgende:
- Wen brauchen wir, damit diese Entscheidungen getroffen werden können? Wer kann etwas dazu beitragen? Wer kann das?
- Wie sehen Formate aus, damit diese Entscheidungen zielführend herbeigeführt werden können?
- Wie sieht überhaupt die Meetingsstruktur aus? Gibt es andere Meetings, die mit diesem hier verknüpft werden können, so dass insgesamt eine effektivere Entscheidungsfindung stattfinden kann?

Die Antworten auf diese Fragen können sehr erkenntnisreich sein. Z.B. der Teilnehmerkreis ist gar nicht der Richtige, um die zu erzielenden Entscheidungen zu treffen. Oder das gewählte Format ist unglücklich gewählt, so dass außer Endlosdiskussionen kein Ergebnis entsteht. Aus diesen Erkenntnissen heraus können Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden, die das Meeting an sich wertvoller machen.

Zu guter letzt gibt es ein simples Prinzip, das sehr hilfreich ist: Mache die Teilnahme an Meetings freiwillig unter Anwendung dieser reflektierender Frage: Kann ich zu diesem Meeting etwas Werthaltiges beitragen oder zumindest für mich nützliche Informationen mitnehmen, die mir bei meiner Arbeit helfen? Falls die Antwort Nein lautet: Dann wegbleiben!

Der Vorteil des Freiwilligkeits-Prinzips ist, dass der einzelne Mitarbeiter in die Eigenverantwortungspflicht genommen wird. Das fördert in der Regel Motivation und Autonomieerlebnis.

Spannend kann es werden, wenn ein Meeting angesetzt ist und niemand außer dem Einladenden kommt. Hier ist der persönliche Umgang damit wichtig. Natürlich kann dies zur Enttäuschung und zum Ärger des Einladenden führen, was nur eine all zu menschliche Reaktion ist. Wichtiger aber ist die Frage: Warum kommt niemand zu meinem Meeting? Offensichtlich ist es für die Teilnehmer nicht wertvoll genug, um teilzunehmen. Was sind die Gründe dafür? Was kann verändert werden, um Meetings wertoller zu machen? Oder ist gar das ganze Meeting an sich vielleicht obsolet geworden und es ist nur noch niemanden aufgefallen?
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